如果您經營一家成功的企業，那麼有很多事情需要解決。首先，您需要管理支援以及帳戶和 IT 基礎架構維護。後台辦公場景中有很多平凡的任務，需要招募、訓練和管理。
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作為 BPO 巨頭，我們有幸與各種規模的企業合作。透過統計數據和經驗，讓我們闡明後台管理場景，解釋所有挑戰、解決方案和未來前景。
讓我們開始吧。
什麼是後台？
一個團隊正在辦公室工作
簡而言之，後台流程支援組織有效運作。這涉及到負責管理和支援任務的數十名員工，以幫助業務順利運作。核心業務功能在後台流程的保護下運行，其重要性通常存在爭議。
現實仍然是，這個過
程需要最高的效率才能實現業務成長和成功，但通常會被挑戰所掩蓋。然而，將其外包給專家是商業組織蓬勃發展的最佳選擇。
後台管理的10大挑戰及其解決方案
同事之間發生的工作場所暴力
就像後台管理旨在簡化業務流程的流動性一樣，它也常常面臨挑戰。大多數這些挑戰一直困擾著外包巨頭，他們積極尋找並解決這些問題，以提高客戶滿意度。
儘管這為企業提供的服務可以隨著時間的推移自行改進，但係統中仍存在一些挑戰。
流程效率低下
平面設計師坐在他的辦公室討論
雖然外包後台支援管理 奧地利 電話號碼庫 旨在提高業務流程的效率，但不易出現無效的做法。企業往往專注於其核心職能，從而削弱了後台任務的重要性。
根據我們的統計，這種疏忽會影響到核心職能，導致其效率降低多達 34%。如果你要兼顧核心職能和後台部門，管理實務就會無效。
解決方案—策略工作實踐
這一切都歸結為管理層採取了額外的措施，並為提高後台團隊的整體效率提供了基礎。對後台辦公室的關注通常是可笑的，也許這就是答案所在。
人才短缺
中景男子下班
您的企業往往更注重招募 通常按照相關性順序從第一到 核心業務職能的人才，而後台則可以招募任何想要加入的人。這並不是因為你僱用了經驗不足的人，而是因為後台人才不容易找到。
萬寶盛華集團 2020 年的報告強調，全球 69% 的雇主面臨人才短缺。填補後台職位不一定是您的頭痛事，您可以外包以解決問題。
解決方案 – 豐富您的後台知識
要了解如何聘請專業的後台團隊，您需要深入了解其運作方式。當然，這一切看起來 迴聲資料庫 都很初級，但如果你是這樣判斷的，那就是你招募的方式。為了獲得真正的人才，您必須熟悉深入的後台流程知識。
資料安全問題
網路安全保護防火牆介面概念
資料外洩對企業來說越來越具有挑戰性。 AbnormalSecurity 的報告顯示，光是 2023 年，資料外洩就對企業造成了 445 萬美元的損失，比前一年增加了 15%。
是的，後台確實需要特別關注，這是一個令人掙扎的原因，但這項挑戰對於做出正確的外包決定至關重要。
解決方案 – 制定嚴格的數據政策
除了投入時間和精力保護資料之外，您還能做什麼？這通常意味著花費大量資金、接受培訓並確保您的後台支援團隊遵循嚴格的協議。
無效溝通
照片年輕男女坐在辦公室用筆記型電腦工作
溝通差距深植於系統中，常常會導致災難性的後果。一切都透過溝通來管理，在工作場所內，即使坐在同一個房間，無效的溝通也會威脅所有營運。
據估計，溝通差距可能造成超過數百萬的損失。解決這個問題始終是後台管理的議程，
解決方案—不留任何間隙
增加與後台團隊的溝通和透明度是簡單的解決方案。您需要分析每一步並向您的後台團隊提供指示。聽起來它可能會佔用你大量的時間，因為它會的。
缺乏自動化
客戶關係管理理念
許多後台辦公室仍然依賴手動流程來執行任務，這大大減慢了流程。這不僅減慢了操作速度，也增加了人為錯誤的可能性。
由於企業拒絕採用自動化，他們的效率損失高達 37%。後台自動化正在不斷發展，如果不實施，可能會讓組織落後。
解決方案—自動化！自動化！自動化！
自動化後台流程需要什麼？當然是極為昂貴的後台軟體！好吧，我們可能在昂貴的部分上太過分了，但你需要軟體，你還需要培訓，以及能夠適應這種變化並將人工智慧的使用融入日常任務的員工。
聽起來很多？嗯，這只是其中的一部分。
培訓不足：
嚴肅的多種族同事在辦公室一起討論腦力激盪項目
後台人員處理複雜的系統和程序，負責組織結構的整體流動性。不專門從事後台工作的組織通常最終會僱用未經適當培訓的員工。他們可能難以有效履行職責，從而導致效率低下和錯誤。內部團隊需要專門的培訓，因為了解組織的原理圖是遠遠不夠的。
解決方案 – 培訓和接受培訓
如果您領導時尚產業的企業，您將需要知識，並最終訓練自己領導一支訓練有素的專家團隊。看到球朝一個方向滾動，如果一路上有顛簸，它可能不會滾動到您的後台員工那裡。
對即時數據的存取有限
雲端儲存資料概念
數據驅動組織的成功流程。如果沒有正確的數據，採取下一步措施可能會導致危險。即時數據和分析是一個關鍵方面，成功的後台團隊在很大程度上依賴它們的相關性。
解決方案 – 投資、管理和分析
取得和分析數據對於後台營運是必要的，而管理數據需要您先收集數據，然後破解它們以供使用。作為有效的後台管理人員，您還將負責分析數據並提供相應的設定計劃。
可擴展性有限
拿著沙漏的商人
後台團隊的一個不可或缺的方面是他們永久擴展的能力。一旦業務成長，團隊和流程也必須成長。它通常來自內部團隊，他們希望透過為多個工作人員配備人員來削減成本，從而導致可擴展性問題和效率完全喪失。
解決方案－團隊與組織一起成長
如果您希望您的後台團隊隨著業務的發展而提高水平，請記住所有成長的煩惱。由於工作量超出了他們的處理能力，您的後台團隊不一定會微笑著接受工作量的增加。只需僱用更多人即可！如果削減成本問題困擾您
與前台的整合不佳
年輕忙碌的文員在辦公室討論文件中一個重要問題的前視圖
後台部門鋪路，前台部門繼續完成循環。前台和後台之間必須有緊密的聯繫，才能使業務正常運作和發展。
有時，由於企業將注意力集中在前台營運上，後台支援團隊可能會落後，並且他們的聯繫可能會破裂，從而導致一連串的災難性事件。
解決方案－建造一座橋樑
允許前台和後台公開混合和溝通將使他們之間建立更好的聯繫。畢竟，他們是同一組織下的員工，理應得到平等的待遇和投入。
後台職能與核心業務職能同樣重要，僅僅向他們支付高薪，並將他們安置在華麗的房間裡並不能達到目的。架起一座橋樑，將前後台結合起來，有效解決這個問題。