在起草議程之前，先明確會議的目的。您希望實現什麼目標？無論是集思廣益、做出決策還是提供最新訊息，明確的目標將指導您的議程流程。
尖端：
寫下您的主要目標和任何次要目標。
提前與與會者分享這些目標以設定期望。
2. 概述議程項目
確定目標後，請概述要涵蓋的主要主題。將它們分解為具體的議程項目，並根據其重要性和與會議目標的相關性確定其優先順序。
結構範例：
簡介（5 分鐘）回顧之 哈薩克資料庫 前的會議紀錄（10 分鐘）主要討論主題（30 分鐘）主題1：Project X 的最新動態主題二：預算審查主題三：新舉措問答環節（10 分鐘）後續步驟與行動項目（5 分鐘）
3. 明智地分配時間
時間管理在虛擬會議中至關重要。為每個議程項目分配特定的時間段，以使會議保持在正軌上，並防止任何單一主題主導對話。
尖端：
利用時間限制來鼓勵簡潔的貢獻。
考慮使用計 投注資源 時器讓每個人都知道進度。
4. 促進參與和參與
為了保持與會者的參與度，讓他們參與討論。透過提出開放式問題和鼓勵討論來創造參與整個會議的機會。
參與技巧：
破冰活動：從快速的破冰活動開始，營造友善的氣氛。
分組討論室：對於大型會議，可使用分組討論室就特定主題進行小組討論。這樣可以讓更多的聲音被聽見。
投票：利用 Zoom 的投 數位數據 票功能收集對某些主題的意見或回饋。
5. 視覺教具和輔助材料
使用視覺教具來增強理解並保持興趣。提前分享相關文件、投影片或資訊圖表，並在會議期間參考它們以強調要點。
最佳實踐：
保持幻燈片簡潔且具有視覺吸引力。
使用項目符號和圖像而不是密集的文字。
鼓勵與會者就共享材料提出問題。
6.安排定期休息
長時間的會議可能會導致注意力分散和疲勞。如果您的會議超過一個小時，請考慮安排短暫的休息時間，以便與會者充電。
休息小貼士：
每 30-60 分鐘安排一次 5 分鐘的休息時間。
鼓勵與會者在休息期間離開螢幕。
7.跟進會議紀要
會議結束後，分發簡明的會議記錄，總結要點、做出的決定和行動項目。這加強了責任感，並使與會者能夠參與後續任務。
如何建構會議記錄：
討論摘要：簡要概述討論的內容。
所做的決定：明確說明得出的任何結論。
行動項目：列出指派的任務，以及截止日期和負責人。
8.收集回饋
最後，詢問有關會議本身的回饋。了解哪些有效、哪些無效可以幫助改善未來的會議。在會議結束時創建一個簡短的調查或要求口頭回饋。
需要考慮的問題：
您認為今天的會議最有價值的是什麼？
下次還有哪些可以改進的地方？
議程項目與您相關嗎？
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